Zorganizovat konferenci je nelehký úkol. Ať už organizujete konferenci pro pár lidí nebo pro tisíce, budete toho mít na starost nespočet. Pojďme se podívat na 10 věcí, které byste neměli opomenout.
1. Mějte na mysli cílovku akce
Než se začnete poohlížet po mluvčích a přednášejících pro vaši konferenci, měli byste si vyjasnit, kdo bude vaše publikum, nebo-li cílová skupina. Ulehčí vám to práci s výběrem těch nejideálnějších přednášejících a zároveň tak zajistíte, že se účastníci vaší akce budou skutečně bavit. Místo vybírání řečníků se známým jménem nebo pracujících pod známou značkou, vybírejte podle toho, co bude zajímat vaši cílovku. Když budete znát charakteristiky vašeho publika, bude pro vás zároveň jednodušší přesvědčit možné přednášející, aby s vámi spolupracovali.
2. Scénáře pro všechny “účinkující”
Jakmile budete mít řečníky, dodavatele, moderátora a další účinkující na konferenci zajištěné, je načase se vrhnout na přípravu scénářů. Scénáře by neměly chybět na žádné konferenci. Měly by obsahovat vše od harmonogramu až po info o publiku, vizi a hodnotách dané konference či firmy, pro kterou se pořádá. Takový správně vypracovaný scénář vám ušetří hodně času stráveného u mailů, ve kterých se budete snažit jednotlivě vysvětlovat všem zúčastněným stranám, o co že to vlastně na vaší konferenci jde.
3. Obvolávejte, obvolávejte obvolávejte...
Než nastane den D, zavolejte všem, kdo se akce z produkční stránky účastní a ujistěte se, že vědí a mají vše, co potřebují. Potvrďte vše od základních informací jako čas, datum a místo akce, až po detaily jako jméno klientů/důležitých účastníků akce. Ideální je takovou obvolávací kontrolu udělat nejméně dvakrát, například dva týdny před akcí a den před akcí.
4. Nastavte laťku vysoko
I když třeba zrovna pořádáte méně významnou či prestižní konferenci, zacházejte s ní jako by to byla vaše priorita číslo jedna. Mějte na mysli, že tak jak k akci přistupujete vy, tak k ní budou přistupovat i všichni ostatní pracovníci a dodavatelé. Nakonec nikdy nevíte, kam vás zrovna tato akce může dostat.
5. Zajistěte ubytování pro klíčové účinkující
Bude na vaší akci známý mluvčí až z Ameriky? Nebo populární zpěvačka, která je hřebem programu? Zajistěte těmto důležitým účinkujícím ubytování ideálně v docházkové vzdálenosti od místa konání vaší konference. Předejdete tak zbytečným problémům, jako například tomu, že se zahraniční speaker ztratí při cestě na místo, nebo se zasekne v dopravě.
6. Doba sdílení
V dnešní době jsou všichni na sociálních sítích a mimo perfektní fotky produktů a akcí je zajímá i to, jak se k výsledné akci dostaneme. Sdílejte celý plánovací proces na svých sociálních sítích a uvidíte, že vám to pomůže nejen s prodejem vstupenek, ale i s růstem vaší fanouškovské základny. Všichni máme přeci jen rádi pohled do zákulisí.
7. Plán B... a C… a D…
Nikomu se snad ještě nepovedla naplánovat akce, na které by se minimálně jedna věc tršičku nepokazila. Jakmile budete mít hotový harmonogram a příručku, projděte si vše ještě jednou a zamyslete se, co by se mohlo pokazit. Vymyslete náhradní plán – nebo radši tři, ať vás na místě už nic nepřekvapí.
8. Bezpečnost nade vše
I když konference se nezdají jako riskantní akce, k úrazům může dojít i v sebebezpečnějším prostředí. Ujistěte se, že víte o potenciálních rizicích a že jste na ně připraveni. Označte všechna místa, kde by lidé mohli například zakopnout, ujistěte se, že catering jasně vyznačuje alergeny, a především si zjistěte, kde jsou únikové východy ve vámi vybrané lokaci.